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Das papierlose Büro: Juristische Aspekte und praktische Umsetzung

Die Digitalisierung verspricht endlich das „papierlose Büro“, von dem seit 30 Jahren die Rede ist. 2015 hatte jeder Bundesbürger im Schnitt 250 kg Papier verbraucht, so viel wie in Afrika und Südamerika zusammen. Starten Sie jetzt mit der vollständigen Digitalisierung Ihres Unternehmens ohne Medienbrüche und lange Wartezeiten.



1. Teil: Anforderungen der Digitalisierung

  • Überblick IT-Compliance
  • Beweiswerterhaltung bei Digitalisierung
  • Beweiskraft von gescannten Dokumenten, E-Mails, von Papierdokumenten, von digital signierten Dokumenten, von elektronisch archivierten Dokumenten, von elektronisch archivierten Dokumenten mit Indizierung, von elektronisch archivierten Dokumenten mit Signatur und Indizierung
  • Datenschutzrecht
  • Anforderungen an digitale Workflows und Weitergabe von Daten
  • Arbeitnehmerdatenschutz
  • Stark vereinfachte Nutzung von Software- und Remotesignaturen nach der neuen eIDAS-Verordnung und dem 2017 verabschiedeten Vertrauensdienstegesetz
  • Anforderungen des Finanzamtes an digitale Prozesse durch Einführung der Verpflichtung zur Verfahrensdokumentation
  • Unterschiedliche Anforderungen an Digitalisierung und Archivierung
  • Ursprünglich/Empfangene digitale Unterlagen
  • Digitalisierung empfangener papiergebundener Unterlagen
  • Indizierung
  • Bildliche/inhaltliche Übereinstimmung

2. Teil: Praktische Umsetzung eines Digitalisierungsprojektes

  • Einführung digitale Dokumentenbearbeitung und digitale Workflows
  • Erstellung von Verfahrensbeschreibungen
  • Organisatorische Vorbereitung eines Digitalisierungsprojektes
  • Erstellung von Auswahlkriterien für Hard- und Software
  • Schnittstellenprüfung
  • Sicherstellung des Rechts auf Löschung nach der neuen EU-Datenschutzverordnung
  • Sicherstellung des Rechts auf Datenmigration nach der neuen EU-Datenschutzverordnung
  • Einbeziehung der Arbeitnehmervertretung
  • Beschränkung der Überwachungsfunktionen
  • Umgang mit Big Data
  • Datenschutz bei großen Datenpools nach der neuen EU-Datenschutzverordnung
  • juristische und technische Mittel zur Reduzierung aufbewahrungspflichtiger Daten
  • Single Instance Store
  • Hash-Indizierung von Inhalten
  • Verfahren zur Digitalisierung von Dokumenten ohne Beweiskraftverlust
  • Verfahrensdokumentation beim Einscannen von Unterlagen
  • Voraussetzung zum Vernichten des Papiers und Einsparung der Lagerkosten
  • Outsourcing von Digitalisierungs- und Archivierungsaufgaben
  • Archivierung von verschlüsselten Inhalten und Langzeitarchivierung

In diesem Seminar lernen Sie

  • welche Geschäftsprozesse am meisten von der Digitalisierung profitieren
  • wie digitale Workflows und Dokumentenprozesse beweissicher gestaltet werden können
  • wie Sie Kosteneinsparungen durch Digitalisierung realisieren können
  • wie ein Digitalisierungsprojekt aufgebaut werden sollte
  • welche organisatorischen Voraussetzungen vor dem Beginn eines Digitalisierungsprojektes vorliegen sollten
  • welche Aspekte bei der Evaluierung von Produkten berücksichtigt werden müssen
  • welche Schnittstellen zu anderen Softwareprodukten geschaffen werden müssen
  • wie Sie Beweisnachteile bei der Digitalisierung vermeiden können
  • wie Dokumente revisionssicher langfristig gespeichert werden können
  • was die Finanzverwaltung im Bereich Revisionssicherheit verlangt
  • wer zum ersetzenden Scannen verpflichtet ist
  • welche Arten von E-Mails als rechtssicher anerkannt werden
  • welche Daten länger aufbewahrt werden müssen
  • wie mit verschlüsselten Daten umzugehen ist
  • wie die Rechtslage in anderen EU-Ländern, in der Schweiz und den USA dazu aussieht
  • in welchen Formaten Daten zu archivieren sind

Zielgruppe
Das Seminar richtet sich an Mitglieder der Geschäftsleitung, IT-Verantwortliche, kaufmännische Leiter, Leiter von Rechnungswesen und Controlling und Systemadministratoren, die sich über elektronische Aktenführung, ersetzendes Scannen und  elektronische Aufbewahrung von Dokumenten und E-Mails ohne Beweiskraftverlust informieren möchten.

Ulrich Emmert
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Der Angebotspreis umfasst die folgenden Leistungen:
  • die Aufbereitung der Unterlagen für Ihre angepasste Schulung
  • die Referentenkosten (Anfahrt und eventuelle Übernachtung)
  • die Veranstaltungsunterlagen zum Download und ein Teilnehmerzertifikat
  • die Unterlagen enthalten das gesamte Arbeitsmaterial der Veranstaltung und bieten dem Teilnehmer zahlreiche Informationen für die berufliche Praxis.
  • die Stornierung einer gebuchten Inhouse-Schulung ist bis 56 Tage vor Veranstaltungsbeginn kostenlos möglich. Danach ist der im Angebot veranschlagte Preis in vollem Umfang fällig.

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