Elektronische Akte, Dokumentenmanagement und Digitalisierung

nur auf Anfrage!
Preis

1.590,00 € netto

Anfrage

Revisionssichere Speicherung von E-Mails und Dokumenten nach GoBD, E-Justiz-Gesetz und TR-RESISCAN

Der öffentliche Dienst muss nach dem E-Government-Gesetz bis 2020 die elektronische Akte einführen, viele Unternehmen scheuen noch aus Gründen der Beweissicherheit den Umstieg auf elektronische Aktenführung und den Verzicht auf Papierdokumente, dabei sind die rechtlichen Grundlagen längst geschaffen. Seit 2013 gibt es die entsprechenden Beweisregeln dazu und das BSI hat Empfehlungen zum ersetzenden Scannen veröffentlicht. Seit 2015 wurden die Anforderungen an die Verfahrensdokumentation durch die GoBD als Nachfolgerin von GoBS und GdPdU verschärft, sind aber ohne weiteres in den Griff zu bekommen. Bei nicht revisionssicherer Aufbewahrung von Steuerbelegen oder E-Mails drohen unter Umständen existenzgefährdende Hinzuschätzungen von Finanzbehörden oder der Verlust von Zivilprozessen wegen Beweisnot.


Drucken

1. Teil: Rechtliche Voraussetzungen

Überblick IT-Compliance

  • Haftungsrecht
  • Inhaltliche Richtigkeit von Daten
  • Ausschluss der Speicherung gesetzwidriger Inhalte
  • Minderjährigenschutz
  • Archivierungspflichten
  • Geheimnisschutz

Beweisrecht

  • Regelungen zur Beweislast
  • Schadensfälle wegen Beweisfälligkeit
  • Beweiskraft von gescannten Dokumenten, E-Mails, von Papierdokumenten, von digital signierten Dokumenten, von elektronisch archivierten Dokumenten, von elektronisch archivierten Dokumenten mit Indizierung, von elektronisch archivierten Dokumenten mit Signatur und Indizierung

Datenschutzrecht

  • Einschränkungen der Einsichtnahme in fremde E-Mails
  • Staatliche Befugnisse contra Datenschutz
  • Arbeitnehmerdatenschutz

Sanktionen bei Missachtung

Verpflichtung zu Risikomanagement

  • Verpflichtete
  • Anforderungen an Steuerunterlagen, an E-Mails, an Beweiserbringung im Streitfall

Anforderungen an Buchhaltungssysteme durch GoBD (2015)

Zugriffsrechte des Staates nach AO/GoBD (2015)

  • Zugriffsmöglichkeiten
  • Erweiterung der Sanktionen

Unterschiedliche Anforderungen an Digitalisierung und Archivierung

  • Ursprünglich/Empfangene digitale Unterlagen
  • Digitalisierung empfangener papiergebundener Unterlagen
  • Indizierung
  • Bildliche/inhatlliche Übereinstimmung
  • Datenschutz bei versandten/empfangenen E-Mails
  • Fernmeldegeheimnis
  • Private Nutzung von Internet, E-Mail

Pflicht zur Vorratsdatenspeicherung

  • Organisationspflichten beim Betrieb von E-Mailservern
  • Möglichkeiten beschränkter Speicherpflicht
  • Speicherpflichten bei Voice over IP und Unified Messaging (Communication Server)

2. Teil: Praktische Umsetzung eines Digitalisierungsprojektes

Einführung elektronische Akte

Erstellung von Verfahrensbeschreibungen und Dienstanweisungen

  • Verfahrensdokumentation Scannen und revisionssichere Speicherung
  • Regelung der IT-Nutzung
  • IT-Sicherheitsrichtlinien erforderlich

Organisatorische Vorbereitung eines Digitalisierungsprojektes

Erstellung von Auswahlkriterien für Software

  • Anbindung der Dokumentenlösung an die versch. Systeme
  • Schnittstellenprüfung
  • Umfang der erfassten / archivierten Daten
  • Auswahl der Archivierungstechnik (Postfach/Journaling)

Einbeziehung der Arbeitnehmervertretung

  • Beschränkung der Überwachungsfunktionen
  • Erstellung von Prozessen zur Kontrolle der Überwachung durch Betriebsrat
  • Einschränkung der Nutzung der Überwachungsdaten

Umgang mit riesigen Datenmengen

  • Juristische und technische Mittel zur Reduzierung aufbewahrungspflichtiger Daten
  • Single Instance Store
  • Hash-Indizierung von Inhalten

Verfahren zur Digitalisierung von Dokumenten ohne Verlust an Beweismitteln

  • Verfahrensdokumentation beim Einscannen von Unterlagen
  • Aufbewahrungspflicht von Urkunden

Outsourcing von Archivierungsaufgaben

Archivierung von verschlüsselten Inhalten

  • Archivierung von Schlüsseln, entschlüsselten Dokumenten

Revisionssicherheit von Archivierungsinhalten

  • Umwandlung in Langzeitarchivierungsformat
  • Nachsignaturen
  • Zugriffsschutz für archivierte Inhalte
  • Schlüsselverwaltung
  • Freigabe einzelner Inhalte

Nachweis ordentlicher elektronischer Archivierung

  • Erstellung von Prozessdokumentationen

Umgang mit Finanzbehörden

  • Zusammenarbeit mit Steuerberater / Finanzamt
  • Regionale Unterschiede
  • verbindliche Auskunft zu Verfahrensfragen

In diesem Seminar lernen Sie

  • wer zur Einführung der elektronischen Akte verpflichtet ist
  • wer zum ersetzenden Scannen verpflichtet ist
  • welche Beweisregeln für eingescannte Dokumente und originär elektronische Dokumente gelten
  • wie Dokumente revisionssicher gespeichert werden können
  • wie die Revisionssicherheit langfristig durch kryptographische Methoden gesichert werden kann (z.B. Technische Richtlinie des BSI TR-ESOR)
  • was die Finanzverwaltung seit dem Inkrafttreten der GoBD zum 1.1.2015 im Bereich Revisionssicherheit verlangt
  • wie Dokumente beweissicher elektronisch Geschäftspartnern zugestellt werden können (elektronische Einschreiben)
  • welche Daten nach gesetzlichen Vorgaben und aus eigenem Interesse gespeichert werden müssen
  • welche Haftungsrisiken in zivil- und strafrechtlicher Hinsicht bei Missachtung der Vorschriften drohen
  • welche Zugriffs- und Überwachungsmöglichkeiten staatlichen Stellen zustehen
  • wie lange die Aufbewahrungsfristen für einzelne Datenkategorien sind
  • wie die Rechtslage in anderen EU-Ländern, in der Schweiz und den USA dazu aussieht
  • in welchen Formaten Daten zu archivieren sind
  • wie mit verschlüsselten Daten umzugehen ist
  • wie ein Digitalisierungsprojekt aufgebaut werden sollte
  • welche organisatorischen Voraussetzungen vor dem Beginn eines Digitalisierungsprojektes vorliegen sollten
  • welche Aspekte bei der Evaluierung von Produkten berücksichtigt werden müssen
  • welche Schnittstellen zu anderen Softwareprodukten geschaffen werden müssen

Zielgruppe
Das Seminar richtet sich an Mitglieder der Geschäftsleitung, IT-Verantwortliche, kaufmännische Leiter, Leiter von Rechnungswesen und Controlling und Systemadministratoren, die sich über elektronische Aktenführung, ersetzendes Scannen und elektronische Aufbewahrung von Dokumenten und E-Mails ohne Beweiskraftverlust informieren möchten.

Die Teilnahmegebühr umfasst die folgenden Leistungen:
  • Erfrischungsgetränke und Pausensnacks während der Veranstaltung
  • Mittagsmenü inkl. Getränke an allen Veranstaltungstagen
  • ein Abendessen (am ersten Veranstaltungstag, nur bei mehrtägigen Veranstaltungen)
  • alle Vortragsfolien in elektronischer und Papierform
  • ein Teilnahmezertifikat
zugeordnete Kategorien: IT-Management, IT-Recht für Nichtjuristen, IT-Sicherheit
zugeordnete Tags:

Sie finden dieses Thema interessant? Sie können